Le télétravail selon la direction d'OTW

TÉLÉTRAVAIL et traduction : avantage ou inconvénient ?

Avec le développement des PC portables, d’Internet et la possibilité d’accéder à distance au réseau sécurisé d’une entreprise, s’est développé le « télétravail ». Difficile de dire si cette méthode de travail est très répandue en France et/ou à l’étranger, mais en tant que gérant d’Over the Word, j’ai choisi de faire le pari de ce système : nous l’avons mis en place depuis plusieurs années, et il rencontre un franc succès !

Mais comment en sommes-nous arrivés là ?

À l’origine, le télétravail était sans aucun doute réservé aux grandes entreprises, puisqu’il nécessitait notamment de mettre en place certains moyens techniques, et impliquait donc certains coûts. Ainsi était-il initialement réservé à certains Top Managers. Mais depuis, il s’est démocratisé et développé : alors que nos principaux fournisseurs (les traducteurs indépendants) travaillent depuis des lustres dans un petit coin de leur domicile aménagé en bureau, j’ai réalisé un jour qu’un certain nombre de coordinateurs de projets de l’un de nos principaux clients travaillaient assez souvent depuis leur domicile. Intrigué, j’ai alors questionné l’un des responsables de cette entreprise qui m’a répondu que cette pratique se généralisait chez eux et qu’ils avaient même tendance à l’encourager, car cela pouvait parfois faciliter certaines situations, voire permettre de fidéliser certains salariés.

Alors lorsqu’un traducteur de notre équipe UK/US m’a consulté il y a quelques années pour envisager du télétravail partiel pour lui permettre de limiter ses déplacements domicile-travail-domicile du fait qu’il réside à environ 80 km de nos locaux, je n’ai pas hésité une seconde.

À l’époque, mon associée travaillait déjà un jour par semaine depuis son domicile. Nous avions donc une certaine « pratique » en la matière. Ne restait plus qu’à réfléchir à la manière de l’adapter à notre salarié et son emploi du temps… ainsi qu’aux prescriptions réglementaires en la matière ! Car avec le développement du télétravail, il y a certainement eu des abus, des deux côtés, et il a fallu légiférer et réglementer tout cela. Nous avons alors convenu avec notre traducteur qu’il travaillerait 2 jours à notre siège, et 3 jours depuis son domicile. Notre avocat en droit social a ensuite fait le reste pour nous concocter un contrat de (télé)travail adapté, stipulant les droits et devoirs de chacun !

Car le télétravail a des avantages et des inconvénients… pour les 2 parties :

Fidéliser et retenir les talents !

La spécialisation juridico-financière d’Over the Word et notre localisation en périphérie de Lyon rendent parfois les recrutements un peu plus compliqués que pour d’autres sociétés. Et ceci est aussi vrai pour OTW que pour les candidats ! Pour ces derniers, trouver une société de traduction juridique et financière n’est pas simple puisqu’il n’existe que peu de postes en France. Mais l’inverse est vrai aussi : s’il y a pléthore de candidats en traduction, les vrais traducteurs spécialisés dans notre domaine ne courent pas non plus les rues !

Fidéliser et « retenir » nos talents, notamment ceux que nous avons contribué à former, peut donc constituer une stratégie non négligeable à long terme !

Ainsi, lorsque deux de nos traducteurs ont formulé leur souhait de télétravailler, j’ai accédé à leur demande car j’y voyais la possibilité de conserver dans mon équipe des éléments importants, tout en leur donnant la possibilité d’améliorer leurs conditions de vie personnelle. Donc, au final, d’avoir des gens encore plus motivés ! Les laisser partir vers d’autres horizons aurait pu créer un vide difficile à combler du fait du manque de « talents » formés et disponibles sur le marché.

Notre premier télétravailleur habitant à 80 km de nos locaux, en télétravaillant 3 jours par semaine depuis son domicile, il s’épargne de longs et pénibles trajets quotidiens entre son domicile et son travail. Avec moins de stress et de fatigue, il est ainsi en meilleure condition pour travailler. Favoriser sa vie personnelle ne peut avoir qu’un impact positif sur son travail !

Et ce fut le cas, puisque depuis, ce salarié a même pris la responsabilité de notre équipe UK/US, et le télétravail partiel n’a pas impacté ses performances.

Un défi technique !

Il a fallu cependant s’adapter et trouver des solutions, notamment techniques, pour favoriser tout cela. Des solutions qui marchent plus ou moins bien selon les jours.

Ainsi, il a fallu prévoir :

a-      Un accès à distance à notre réseau via le VPN et prévoir son paramétrage sur le PC du traducteur

b-      des systèmes favorisant la communication entre les membres de l’équipe, via :

  • des Groupes de discussion/travail sur Skype
  • un Agenda en ligne : l’agenda des livraisons est accessible, modifiable et visible en ligne, via un simple compte Gmail.
  • un Planning en ligne : via ce même compte Gmail, chaque équipe a accès à un certain nombre de documents mis en commun, notamment le planning, qui permet à chacun d’indiquer ses tâches du jour, donc aux responsables d’équipe de connaître le taux d’occupation de chacun et de l’adapter en conséquence. Ainsi, chacun peut se tenir au courant des tâches de chaque membre de l’équipe, n’importe quand et depuis n’importe où !

Outil indispensable pour le bon fonctionnement de tous ces systèmes : Internet !

Et il est vrai que là, il est parfois techniquement difficile de faire en sorte que les télétravailleurs disposent exactement des mêmes conditions de travail que s’ils étaient sur site, dans nos locaux. Car l’accès VPN est parfois capricieux, Internet aussi ! Pour accéder correctement à notre réseau d’entreprise, ils dépendent du bon fonctionnement de la connexion Internet de leur domicile ET de celui de l’entreprise. Deux conditions pas toujours réunies… il faut donc parfois faire preuve de patience, de flexibilité… et d’ingéniosité ! Voire de « camaraderie », pour que les collègues aident le télétravailleur à transférer ou récupérer des fichiers, par exemple.

Communiquer intensivement… et efficacement !

Autre condition sine qua non pour que le télétravail fonctionne : la bonne entente de l’équipe pour une communication simple et efficace.

Notre équipe fonctionne énormément avec Skype… au sein même de l’entreprise, mais aussi et surtout avec les télétravailleurs. Et il est important de communiquer et de bien communiquer. Car Skype peut parfois induire des incompréhensions et des malentendus qui n’existeraient pas si tous les collaborateurs étaient sur site. Il faut donc penser à inclure les télétravailleurs dans toute communication et à leur transmettre toutes les infos et QUE les bonnes infos.

Éviter l’isolement !

Ne pas oublier les télétravailleurs… et qu’ils ne nous oublient pas ! C’est là encore un défi important. Car s’il y a bien un inconvénient au télétravail… c’est l’éloignement du télétravailleur. Loin des yeux, loin du cœur, dit-on ! Il faut donc penser régulièrement au télétravailleur, et cela peut passer par de petites choses qui peuvent paraître insignifiantes, mais qui ont pourtant toute leur importance, comme par exemple saluer son collègue télétravailleur le matin en lui passant le « bonjour ! » comme on le fait pour tous les autres collègues sur site. Il faut par ailleurs l’inclure dans toutes les communications (e-mails ou autres) et réunions d’équipe pour qu’il se sente partie intégrante de l’équipe.

Rien de rédhibitoire, mais cela nécessite une certaine gymnastique et un management un peu différent !

Télétravail partiel ou à 100 % : ce n’est pas pareil !

Il convient de distinguer le télétravail partiel et à 100 %. Ainsi avons-nous dans l’équipe les deux cas de figure. Et nous avons clairement constaté une différence, même légère, entre les deux : certaines tâches nécessitent en effet d’être « au contact » et au plus près de la Production, tandis que d’autres peuvent être aisément réalisées à distance. Ainsi le télétravail n’est-il pas forcément possible et applicable à toutes les fonctions et toutes les tâches. Il faut donc bien réfléchir avant de l’accepter et de l’appliquer pour définir ce qui est possible à distance… ou pas !

Un avantage personnel non négligeable… mais attention à ne pas tout mélanger !

Le télétravail permet bien souvient d’améliorer les conditions de vie personnelles du télétravailleur. Mais celui-ci ne doit pas se laisser griser par le confort que cela lui apporte. Car il est avant tout là pour travailler… sans que cela ne déborde sur sa vie familiale ! Car la tentation est grande et facile de mélanger les genres : effectuer une tâche perso sur son temps de travail, ou travailler le soir ou le week-end… au lieu de se consacrer à sa vie de famille ! Lorsque l’on travaille sur site, il est facile de fermer la porte du bureau et de laisser le travail « derrière soi » et de ne plus y penser. Lorsque l’on télétravaille, c’est différent : le travail nous poursuit jusqu’à la maison ! Il faut donc savoir bien séparer les choses et s’organiser. Télétravailler donne de la flexibilité à la vie de famille, mais il ne faut pas que la vie de famille ne prenne non plus le pas sur le travail. Donc, attention à respecter les horaires de livraison prévus avec l’employeur ou le client !

Un cadre réglementaire indispensable !

Qu’il soit total ou partiel, il est primordial que les conditions du télétravail soient claires, pour l’employeur ET le salarié. Et c’est là qu’intervient l’avocat et le droit du travail. Pour que le salarié soit bien conscient des enjeux du télétravail et de ses difficultés et que l’employeur respecte aussi la vie privée du télétravailleur, il est impératif de donner un « cadre » à l’ensemble. C’est pour cette raison que nous nous sommes accordés avec chaque télétravailleur via un contrat qui stipule clairement les droits et devoirs de chacun, ainsi que la prise en charge de certains frais engagés par le salarié dans le cadre de son télétravail. Le but est évidemment d’éviter les abus… de tout le monde !

Une question de confiance !

Le télétravail est avant tout une question de confiance. Car en acceptant le télétravail, l’employeur accepte de perdre un certain contrôle sur son salarié et de lui donner une « certaine liberté »… toute relative ! Le télétravail est donc plutôt adapté à des collaborateurs confirmés, autonomes et de confiance ! Il faut avoir confiance en son télétravailleur et en sa capacité à assumer ce mode fonctionnement. Pour ma part, nos télétravailleurs étant des traducteurs, il est assez aisé de vérifier que le travail est fait : soit il est livré en temps et en heure, soit il ne l’est pas (ce qui aurait pour conséquence de remettre en cause toute la suite du processus, voire d’occasionner un retard de livraison au client et ne serait pas acceptable) !

À faire ou pas ?

Étant donné l’activité bien spécifique de notre entreprise et le mode de fonctionnement de notre secteur, le télétravail est tout à fait adapté et il a déjà fait ses preuves. Je n’hésiterais donc pas à renouveler l’expérience. Mais ce type de décision ne peut être pris à la légère, car il a des répercussions immédiates, et pas seulement sur le salarié concerné, mais aussi sur toute l’équipe dont il fait partie. Il faut donc bien en mesurer les tenants et aboutissants, les adapter selon les cas… et tout prévoir dans un contrat de travail qui règle tout de A à Z !

Et vous, quand est-ce que vous télétravaillez ?

Julien Demarty